Волонтеры – это бесплатная помощь и подстраховка, которая может пригодиться организаторам, особенно во время подготовки и проведения масштабных мероприятий. Но, что нужно знать о работе с волонтерами? Сейчас выясним.
Кто они – волонтеры?
Чаще всего, волонтеры – это студенты, которые готовы работать за опыт и полезные знакомства, а не за деньги. Поэтому основной акцент следует уделить именно сотрудничеству со студентами.
Где их искать?
Поскольку, как мы уже определились, волонтерами чаше бывают молодые люди, то и искать их нужно там, где они обычно «тусуются» - в интернете. Разместите у себя на сайте информацию о том, что вы ищите волонтеров, а также создайте соответствующие публикации в социальных сетях. Также вы можете найти студенческие сообщества в соц.сетях, дав объявление о своем желании работать с волонтерами.
Как вариант, вы можете «дать клич» и на сайтах поиска работы, ведь довольно часто студенты ищут интересные предложения именно там.
Какую работу поручить?
Если вы только начинаете взаимодействовать с волонтерами, лучше поручить им несложную работу. Что это может быть? Например, провожать людей в зал для выставки или другого события, рассаживать их на места, показывать, где находится гардероб/уборные, раздавать печатные материалы, бейджи, регистрировать гостей, отвечать на звонки и т.д.
Конечно, более серьезные задачи лучше оставить на своих коллег, так как волонтеры не могут быть осведомлены во всей нюансах мероприятия.
Взаимодействие с волонтерами
Во-первых, все волонтеры должны четко знать программу мероприятия. Во-вторых, не поленитесь провести полный инструктаж для каждого волонтера, объяснив, что конкретно входит в его обязанности. В-третьих, поскольку конференц-залы в Киеве могут быть площадью до 900 кв.м., а иногда мероприятия проводятся и вовсе на открытом воздухе с практически неограниченным пространством, важно, чтобы волонтеры, в случае чего, могли связаться друг с другом или с вашими коллегами. Дайте им несколько номеров телефонов людей, которым можно будет позвонить, в случае непредвиденных ситуаций.
Стоит ли платить волонтерам?
Конечно, волонтерская деятельность не предполагает оплаты, но, в любом случае, после сотрудничества с вами у людей должны остаться приятные впечатления и эмоции. Таким образом, наилучшим вариантом будет их поощрение, чтобы они захотели вам помочь и в последующих мероприятиях. Одним из методов такого поощрения может быть бесплатное участие в том или ином событии. Например, вы знаете, что скоро у вас намечается несколько тренингов и семинаров. Предложите волонтерам, в знак благодарности, выбрать для себя наиболее интересное мероприятие и посетить его совершенно бесплатно.
Еще одним вариант – подарить волонтерам сувениры. Это могут быть незначительные подарки от вас или ваших партнеров – футболки, кружки, блокноты и т.д. Как правило, стоят они не очень дорого, но для людей это будет памятью об участии в вашем событии.
Подводя итог, можно сказать, что взаимодействие с волонтерами – это отличная практика, к которой прибегают многие организаторы. Такое сотрудничество помогает не только при организации самого мероприятия, но также увеличивает интерес к вашей компании со стороны активной молодежи.
